So organisiere ich meine Dokumente mit dem iCloud Drive

In meinem Video "Daily Planner - So plane ich meinen Tag mit Apple" habe ich euch gezeigt, wie ich meinen Tag plane, für alle die das noch nicht gesehen haben, schaut es euch am besten vorher an, da es den Grundstein für die weitere Organisation und Strukturierung gibt.

Das erste Video legte den Fokus auf die Planung. Dieses Tutorial befasst sich nun mit dem Daten-Workflow. Ich möchte die Struktur so einfach wie möglich zu halten und mich nicht zu sehr mit schicken Tools und Features befassen, dennoch ist man auf das ein oder andere Tool angewiesen, dass ich euch auch in diesem Tutorial mit vorstelle. Viel Spass!

Ab in die Cloud

iCloud Drive aktivieren

Als erstes überprüfe ich ob in Apfel > Systemeinstellungen > iCloud, eine iCloud eingerichtet ist und wenn ja, ob dort das iCloud Drive aktiviert ist. Sollte das nicht der Fall sein, hole ich das schnell nach und überprüfe das gleiche auch auf dem iPhone, iPad und an meinem iMac zu Hause.

Warum das ganze über die iCloud?

Auch hier geht es wieder darum jederzeit von allen meinen Geräten und von überall aus an meinen Projekten arbeiten zu können und zusätzlich ein Backup zu haben. Sollten meine Geräte kaputt gehen oder geklaut werden, kann ich sofort weiterarbeiten.

Meine Ordnerstruktur - keep it simple

Nun lege ich mir in der iCloud folgende Ordner an, wobei der Ordner "03_JOCR" für deine "Arbeit" steht. Warum ich das ganze mit Zahlen vorne weg benenne? Ganz einfach, damit auf allen Geräten immer die gleiche Reihenfolge garantiert ist.

Der Posteingangs-Ordner

Auch hier greife ich wieder auf den schon bekannten "Posteingang" zurück den ich für die Erinnerungen im ersten Teil meines Workflows angelegt habe. Diesen "Posteingangs-Ordner" nutze ich als Auffangbecken für alles, was in Bearbeitung ist und was ich noch wegsortieren möchte. 

Mit einem Blick in meinen Posteingangs-Ordner weiss ich was noch zu tun ist.

Mir ist es wichtig, dass ich am Tag nicht davon aufgehalten werde, zu entscheiden in welchen Unterordner welches Dokument gehört und ich der Gefahr aus dem Weg gehe die Datei nicht mehr zu finden, nach dem Motto "aus den Augen aus dem Sinn". Am Ende eines jeden Tages, wenn ich den darauffolgenden Tag plane, schaue ich den Posteingangs-Ordner einmal durch und sortiere weg und priorisiere.

Der Ordner 02_Privat

Der Ordner 02_Privat ist genau das was man erwartet, hier lege ich alle Daten ab, die mein Privatleben, Reisen, Ideen und Gedanken und z.B. meine Trainingspläne. Achte hier darauf, nicht zu viele Ordner und Unterordner zu erstellen, sondern auch hier die Struktur so übersichtlich wie möglich und so detailliert wie nötig zu halten.

Der Ordner "03_JOCR" oder besser gesagt "03_Arbeit"

Dieser Ordner ist für alle geschäftlichen Daten da. Du siehst oben im Bild meine Ordnerstruktur für meine Firma. Es ist hier besonders wichtig sehr klar abzugrenzen, da hier in der Regel viele Daten liegen, die man immer mal wieder braucht sowohl für die eigene Website als auch Social Media oder Kundendaten. Diese Ordner passt Du am besten deinem Business und deinen Bereichen entsprechend an.

Finanzen und wichtige Dokumente - ein Bereich der oft unterschätzt wird

Für diesen Bereich gilt grundsätzlich bei mir: Jedes Dokument was physisch vorliegt und für mich relevant ist, wird in einen physisch vorhandenen Posteingangskorb gelegt. 1x die Woche digitalisiert, in den digitalen Ordner 04_Finanzen > 01_Posteingang verschoben und das physische Blatt danach chronologisch in einen Aktenordner abgeheftet, wie genau zeige ich dir weiter unten, jetzt legen wir dafür erstmal die Struktur.

Für den Finanzordner legen wir uns folgende Ordner-Struktur an und wenden uns als erstes den Rechnungen zu:

Rechnungen per Mail/Download

Rechnungen kommen auf zwei Wegen an: per Post oder per Mail/Download. In diesem Kapitel schauen wir uns den letzeren Weg an. Je nachdem ob sie schon bezahlt sind oder nicht werden sie von mir entweder in den Ordner "01_Posteingang" oder "Zu überweisen" geschoben. Wenn ich sie überwiesen habe, wandern sie in den Ordner 01_Posteingang.

Jedes Quartal teile ich nun in zwei Bereiche auf: Belege und Archiv. Früher hatte ich sehr viele Kategorien: Versicherungen, Miete, Haushalt usw. irgendwann fiel mir auf, dass wenn ich ein Dokument brauche, sowieso immer die eingebaute Spotlight-Suchfunktion von Apple zum Einsatz kam, die nicht nur den Dateinamen sondern auch das ganze Dokument nach dem Begriff durchsuchte (das nennt sich OCR-Texterkennung und in der Regel ist jedes PDF damit ausgestattet, wenn nicht gibt es später noch eine Möglichkeit das PDF mit OCR zu versehen).

Alles was für die Steuer relevant ist, kommt in Belege und alles andere kommt in Archiv - herrlich einfach und herrlich funktional. :)

Jetzt kommt unser erstes Tool zum Einsatz:

Hazel - automatisiertes wegsortieren

Hazel

Hazel ist eine Erweiterung, die in den Systemeinstellungen von deinem Mac installiert wird.Hazel überwacht Ordner und wenn eine bestimmte Regel zutrifft, wird diese ausgeführt. In diesem Fall übernimmt Hazel für uns die Überwachung unseres 04_Finanzen > 01_Posteingang-Ordners.

Nachdem Hazel installiert ist, gehen wir in die Apfel > Systemeinstellungen > Hazel und fügen über das "+" den Ordner 04_Finanzen > 01_Posteingang hinzu, jetzt können wir im rechten Bereich Rules/Regeln festlegen.

Die Regeln für das 1. Quartal Belege/Archiv sehen so aus und werden entsprechend für die anderen Quartale dupliziert und angepasst.

Zielordner: 04_Finanzen > 1. Quartal 2016 > 01_Belege

Damit ich immer weiß, aus welchem Monat ein Dokument stammt ohne es öffnen zu müssen, benenne ich es nach "JAHRMONAT_Belege" oder "_Archiv" je nachdem was es ist, dazu aber gleich mehr. Erstmal legen wir jetzt für alle 4. Quartale die Regeln entsprechend an und legen den Zielordner fest. In diesem Fall ist es 04_Finanzen > 1. Quartal 2016 > 01_Belege

Zielordner: 04_Finanzen > 1. Quartal 2016 > 01_Archiv

Haben wir nun für alle 4. Quartale die Regeln angelegt, brauchen wir nur noch die Dokumente in den 04_Finanzen > 01_Posteingang ziehen und entsprechen benennen, z.B. 201610_Belege und dieses Dokument verschwindet in den Ordner 4. Quartal 2016 > 01_Belege.

Natürlich legen wir hier nach dem gleichen Schema noch eine Regel für unsere Rechnungen die noch "zu überweisen" sind an damit diese in dem entsprechenden Ordner "zu überweisen" landen.

Rechnungen kommen per Post

Rechnungen die mich per Post erreichen werden sofort geöffnet wenn ich sie bekomme und in den physischen Posteingangskorb in meinem Studio gelegt. 1x die Woche werden diese nacheinander mit der App "Scanbot" eingescannt. (App-Store Link: https://itunes.apple.com/de/app/scanbot-pdf-dokumenten-qr/id834854351?mt=8)

In Scanbot aktivieren wir das iCloud Drive (Achtung: auch hier muss unter Einstellungen > iCloud die gleiche iCloud hinterlegt sein, wie auf meinen anderen Geräten) und wir richten die entsprechende Tags ein mit denen wir ganz schnell unsere Dokumente benennen können:

Sobald wir die Tags einmal angelegt haben, können wir nun alle Dokumente entsprechend schnell benennen, wichtig ist zu beachten, dass bei den Tags ganz unten als "Trenner" "kein" ausgewählt ist, sonst hast du zwischen dem Dateinamen bspw. 201610 und dem _Belege ein Leerzeichen was dann so aussieht "201610 _Belege" und Hazel sortiert das Dokument nicht weg (siehe Screenshot)

OCR-Texterkennung nachrüsten

In der Regel sind alle Dokumente die man per Mail z.B. als Rechnung bekommt mit OCR-Texterkennung ausgestattet, sollte das wieder erwarten mal nicht der Fall sein, gibt es die Möglichkeit dieses Dokument mit Scanbot zu öffnen, einfach  z.B.auf das iCloud Drive laden, öffnen - unten auf den Pfeil drücken und "Importieren mit Scanbot" auswählen.

OCR-Texterkennung "nachrüsten"

Sobald wir nun unsere Dokumente mit Scanbot digitalisiert haben landen diese in unserem iCloud Drive in dem Ordner "Scanbot", jetzt müssen wir sie von dort noch entsprechend in unseren Posteingang verfrachten indem wir in den Apfel > Systemeinstellungen > Hazel einen weiteren Folder/Ordner hinzufügen und zwar den Scanbot Ordner in unserem iCloud Drive. Diesem Ordner geben wir eine ganz einfache Rule/Regel nämlich diese:

Der Scanbot-Ordner rechts befindet sich im iCloud Drive und wird angelegt, wenn wir in der Scanbot-App das iCloud Drive aktivieren.

Sobald dieses erledigt ist, werden alle Dokumente, die im 01_Posteingang landen, entweder indem ich sie dort reinziehe und benenne oder mit Scanbot einscanne und benenne, in das entsprechende Quartal und den entsprechenden Unterordner sortiert. Dieses lässt sich natürlich auch noch deinen entsprechenden Bedürfnissen anpassen aber wie gesagt ich empfehle es nicht zu kompliziert zu machen.

Fast fertig...

Jetzt ist es fast geschafft, das einzige was ich jetzt im Blick halten muss sind meine Posteingangsordner, dafür mache ich mir einen wiederkehrenden Kalendereintrag, der mich daran erinnert diese zu überprüfen und falls ich ein Dokument dringend brauche, rufe ich mir im Finder das iCloud Drive auf und durchsuche den 01_Finanzen Ordner einfach nach einem Namen der in dem Dokument vorkommt. Fertig.

Sollte doch irgendwas unklar sein, schaue dir hier meine Videoanleitung an:

 
 
Joel Stuehl
Joel Stuehl

Hallo, mein Name ist Joel und ich helfe dir bei allen Fragen und Problem mit deinem Apple Produkt. Ich bin Dein JOCR.

Als „Apple-Product Professional“ und Diplom Multimedia Producer habe ich nicht nur über 15 Jahre Erfahrung mit Apple-Produkten und Software, sondern auch im Umgang mit Problemen und Fragen unterschiedlicher Art.

Erfahrungen & Bewertungen zu JOCR - Apple Product Support